Bereits vor zwei Jahren gaben IT-und Fachbereichsentscheider deutscher Firmen an, dass sie das Bearbeiten und Teilen von Dokumenten zukünftig sicherer gestalten wollen und umfassende Business-L?sungen zum File Sharing und zur Synchronisation planen. Zwei Jahre sp?ter hat IDC nachgefragt – mit überraschenden Ergebnissen.
Trotz der hohen Bedeutung für die Produktivit?t der Mitarbeiter haben viele Knowledge Worker in deutschen Firmen und Organisationen weiterhin nur unzureichenden Zugang zu den Dateien und Dokumenten, die sie für ihre Arbeit ben?tigen - dies ist eines der überraschenden Ergebnisse der IDC-Befragung vom Januar 2016 unter 250 IT und Fachentscheidern aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern in Deutschland.
Zwar sind über die vergangenen Jahre kontinuierlich neue M?glichkeiten für Anwender zur Speicherung und zum Teilen von Dokumenten entstanden, wie etwa File Server, Social Networks, Sharepoints oder ECM-Systeme. Offenbar jedoch behindert die bunte Vielfalt die Mitarbeiter mehr, als dass sie deren Produktivit?t erh?ht.
So ergab die Studie, dass im Durchschnitt mehr als vier Unternehmensl?sungen pro Organisation im Einsatz sind. Dieser über die Jahre entstandene Wildwuchs frustriere die Knowledge Worker aber derart, dass sie ihre privaten File-Sharing-Dienste nicht selten auch für gesch?ftliche Zwecke nutzen, stellte Mark Alexander Schulte, Projektleiter bei IDC und Autor der Studie in seinem Er?ffnungsvortrag fest. "Damit passiert im Jahr 2016 immer noch genau das, was IT-Entscheider vor zwei Jahren nach eigener Auskunft unbedingt vermeiden wollten. Wir finden eine wilde Mischung an Speicherm?glichkeiten in den Firmen vor."
Die gefürchtete Schatten-IT sei heute noch pr?senter in Anwenderorganisationen, als das 2014 der Fall war, führte der Analyst weiter aus. So klangen die damals konstatierten Pl?ne der Anwenderorganisationen ambitioniert, wurden aber ganz offensichtlich nur punktuell umgesetzt. "Besonders im deutschen Mittelstand r?cht sich die lethargische Einführung von Enterprise File Sharing & Synchronisation L?sungen jetzt", so der IDC-Analyst.
Schatten-IT auf dem Vormarsch
Dem schloss sich Daniel Dalle Carbonare, Gesch?ftsführer bei Hitachi Data Systems (HDS), an. Auf die Frage nach den gr??ten Herausforderungen in den Anwenderunternehmen berichtete Carbonare, dass der gr??te Schritt aus seiner Sicht der übergang vom "Chaos" der Schatten-L?sungen in die geordnete Welt sei.
Wenn Unternehmen keine durchgehende L?sung anbieten, entstünden erhebliche Risiken, warnte der Experte. "Zuerst einmal befinden sich die Daten nicht unter der Kontrolle und Steuerung der Unternehmens-IT, hinzu kommt eine ineffiziente Speicher- und Netzwerkauslastung durch die erhebliche Duplizierung der Dateien und Inhalte, bei der am Ende keiner mehr wei?, welche Version der Daten aktuell ist." Nicht zu vernachl?ssigen seien auch die hohen Kosten für Speicher, Backup und Datenmanagement. Auf die Frage, ob ein Rollback oder Recovery beim Einsatz vieler unterschiedlichen L?sungen ohne zentrale Administration machbar sei, antwortete der HDS-Mann knapp wie eindeutig mit einem entschiedenen "Nein".
Gefahr erkannt, Gefahr gebannt?
IT-Entscheider k?nnen es sich also im Hinblick auf die Schatten-IT nicht l?nger leisten, unt?tig zu bleiben, darin sind sich alle in der Runde einig. Die Einführungspl?ne von EFSS zeigen, dass dies inzwischen in vielen IT-Abteilungen verstanden ist. Dennoch habe sich die Corporate IT vielerorts noch nicht an die Corporate IT hat sich noch nicht an die Spielregeln in der neuen mobilen Welt gew?hnt, stellte Oliver Blüher, Gesch?ftsführer Dropbox DACH fest.
Auch h?tten Unternehmen EFFS noch nicht als Netzwerk-Play verstanden, hier gibt es also noch viel Nachholbedarf. "Unternehmen müssen einen Weg finden, intuitive Bedienbarkeit, Datensynchronisierung über verschiedene Endger?te und Betriebssysteme hinweg sowie eine Plattform zur gemeinsamen Bearbeitung von Dateien und Dokumenten schnell und unkompliziert bereitzustellen, ohne bei den Sicherheitsfunktionen Kompromisse einzugehen", riet Blüher.
Der Dropbox-Chef gab sich allerdings auch pragmatisch: "Vernünftige Ma?nahmen bei Security, Governance und Compliance lassen sich nicht von heute auf morgen einführen. Beim Mobile Enterprise geht es um eine ausgewogene Balance, echte Benutzerfreundlichkeit auf der einen Seite und Kontrolle von Content und Device Management auf der anderen. Sicherheit sei nicht allein eine Frage der Technik, sondern ist ein Gesamtkonzept. Und dazu seien die regelm??ige überprüfung von Prozessen und L?sungen ebenso wichtig wie Schulungen der Mitarbeiter.
Dalle Carbonare erg?nzte, dass Firmen aus seiner Sicht jetzt nichts überstürzen sollten, vor allem, wenn sie schon l?nger ohne durchgehende L?sung leben. Aber sie sollten jetzt anfangen, über eine zentrale Mobility-L?sung nachzudenken. "Die notwendige Sicherheit bei gleichzeitiger Mobilit?t l?sst sich ohne eine durchg?ngige L?sung nicht erreichen", so Dalle Carbonare.
Fazit
Dateien und Dokumente sind fundamentale Bestandteile unseres digitalen Arbeitsstils. Deren orts- und ger?teunabh?ngige Verfügbarkeit wirkt sich nicht nur auf die Produktivit?t der Anwender und Teams positiv aus, sondern bietet auch für die IT beachtliche Vorteile. Trotz der vielf?ltigen Herausforderungen sind die Anwenderorganisationen also im Grunde von den Vorteilen eines sicheren und ger?teunabh?ngigen Umgangs mit Dokumenten überzeugt, fasste Studienautor Schulte zusammen. Der Analyst sieht jetzt vor allem die Anbieter in der Pflicht, die Bedenken der Anwender ernst zu nehmen und entsprechend zu adressieren und zwar in deren eigenem Interesse. Der EFSS Markt in Deutschland w?chst ?u?erst dynamisch, dies führe zu einer Zunahme der Anbieter und einer gesteigerten Wettbewerbsintensit?t.
Ein spürbarer Preisverfall sei die Folge, was u.a. daran ablesbar w?re, dass die Anbieter heute beispielsweise unbegrenzte Speicherkapazit?ten anbieten. "Diese Entwicklung in Kombination mit einem insgesamt hohen Innovationsdruck macht EFSS zu einem herausfordernden Markt, der für einige L?sungsanbieter zu wenig abwerfen wird", warnte der Analyst. "Wir erwarten daher in den kommenden Jahren weitere übernahmen und Marktaustritte".
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